Case

douma staal

‍

Hand houdt smartphone met Fisher Edelstaal website voor het kiezen van platstaf opties en aankoop.

Zekerheid in commerciële projecten. projecten waarin alles goed moet gaan.

Douma levert meer dan staal wat tot op de micro-meter klopt, Douma levert zekerheid. Douma-klanten bouwen vaak onder tijdsdruk, onder contractsdruk, met meerdere partijen, met tekeningen die wijzigen en planningen die schuiven.

‍Een inkoper of projectleider zoekt een partner die begrijpt wat een verschoven levering betekent, wat échte nauwkeurigheid betekent. Mensenwerk als belangrijke pijler in leverzekerheid.

‍De vraag: hoe zorgen we ervoor dat het vakmanschap van de werkplaats en back-office van Douma Staal ook online tot uiting komt?

Ambitie
De kracht van mensen verweven in een digitale experience die klanten willen.

Type organisatie
Europees opererend familiebedrijf met geavanceerde productie en leveringen.

Uitdagingen
Europees opererend familiebedrijf met geavanceerde productie en leveringen.

Mensen zitten rond een tafel met bloemen in een werkplaats met machines en gereedschap.

Drie mannen bekijken documenten op een werkbank in een industriële omgeving met geel blauwe achtergrond.

Man met overall houdt ketting vast die is bevestigd aan een hijshaak in een industriële werkplaats.

Aanleiding en wens

stabiel, logisch en gegarandeerd

Het startpunt was niet persé fraai, het project was onder een voorganger door allerlei omstandigheden vastgelopen. Er was veel geïnvesteerd in techniek, oplossingen vanuit het ERP (Business Central) en e-commerce moest daarbij volgen.

Hier ontstond dan ook de eerste wens: zorg dat het gegarandeerd goed komt. Onze aanpak startte dan ook vooral bij een sterke discovery, zodat wat moet ook daadwerkelijk gebeurt zoals het moet.

Wens die hoe dan ook overeind bleef: zorg ervoor dat alle logica uit het ERP, de cruciale informatie in het hele proces van product, prijs, bestellen, leveren 100% gegarandeerd klopt. Een kritische keten die helemaal moet kloppen.

Een mooie uitdaging van proces, aanpak, project-management, techniek en UX design.

“Dit project was een project van goed, zorgvuldig en beleid. Heerlijk om strak te begeleiden!”

Laurens

Product Owner

Persoon met werkhandschoenen die een tablet vasthoudt met productfilters in een fabriekshal.

Focus

de rol van de inkoper centraal

De juiste product-data, alle prijs-logica en klantspecifieke voorwaarden, was geen focus, maar een randvoorwaarde. Dat dit klopt en dat dit geen invloed heeft op performance en UX was een gegeven.

Waar het om draaide is hoe het hele proces van orders samenstellen, calculeren, plaatsen, verwerken en leveren in één sterke flow tot stand kwam. Deze hele keten aan acties en systemen die daarbij komen kijken moeten in één sterke user experience ontwikkeld worden.

Het portaal, e-commerce, is de versterker van een commercieel proces. Daar op aansluiten, dat is de echte opdracht. Hierin stonden voor ons een vragen en uitdagingen centraal.

De vragen en uitdagingen

Welke type klanten en bestelvoorkeuren zijn er eigenlijk, en welke zijn dan het belangrijkst?

We hebben een aantal type klanten en vooral contexten. De projectleider die een project moet plannen en uitdenken. De leverancier die bewerkte staalproducten aan haar klanten levert en Douma als toeleverancier kent. De inkoper die ad hoc bestellingen moet plaatsen. Elk met een andere urgentie, een andere manier van werken.

Wat zijn beslis-criteria voor de gebruiker?

Beschikbaarheid en levertijd. Met de grote hoeveelheid services en bewerkingen is ook de verwerkingstijd belangrijk, en de bevestiging die zekerheid geeft. De dubbelcheck vanuit de back-office speelt daar een rol in.

Wat is de ideale bestelbon voor de back-office?

Een bestelbon is zo compleet mogelijk. Het liefst met specificaties en prijzen. Maar een goede bestelbon laat ook ruimte voor opmerkingen, zodat de back-office exact weet waar bevestiging wordt verwacht. De ideale bestelbon vraagt geen wijziging achteraf meer. Daar schuilen de kostbaarste risico's: menselijke miscommunicatie en fouten.

Waar wil sales juist graag direct contact, dus niet-digitaal?

Om een goede user experience te ontwerpen die bijdraagt aan de commerciële doelen, moet je weten wat die doelen zijn. Het goed onder de aandacht brengen van aanvullende services blijkt erg belangrijk. Hier goed op aansluiten is cruciaal, voor zowel de front-office als de back-office.

Vanuit het goed uitdiepen van de business en de doelen van verschillende gebruikers, zowel de klant als intern, ontstaat een e-commerce-ervaring die Douma echt commercieel sterker maakt en tegelijkertijd bijdraagt aan een sterkere waarde-ervaring. De focus op de verschillende gebruikers én de commercie is het cruciale startpunt.

Bestelscherm voor roestvrijstalen plaatstaaf 100x10 met prijzen, afwerkingen en productopties.

Oude situatie

Bestelscherm op tablet met meerdere productartikelen, hoeveelheden en totaalprijs in een overzicht.

Nieuwe situatie

De categorie-structuur duidelijker maken

Grip

twee gebruikers voor ijzersterke orders

De antwoorden op de vragen in het voortraject bepaalde de wijze waarop we dit portaal ontwikkelden.

De flow werd niet ontworpen vanuit wat het systeem kon bieden, maar vanuit hoe zowel de inkoper bij Douma Staal een order samenstelt als hoe de back-office ook daadwerkelijk de orders kan realiseren. Dat lijkt een klein verschil. Het is een fundamentele keuze.

‍Onderscheid in flows, contextueel designen
‍We maakten onderscheid tussen twee niveaus. Op productniveau draait het om vinden, vergelijken en selecteren. Op orderniveau om samenstellen, calculeren en bevestigen. Beide vragen een eigen logica. Door ze apart te behandelen, werden ze allebei stukken sterker.

‍Vanuit de kritische keten beoordeeld
‍De back-office stond centraal bij de orderafhandeling. We werkten de kritische keten uit om te begrijpen waar de vertraging zat, en waar het offline proces gebaat was bij een ingreep.

‍Slimme keuze voor performance
‍Het platform verwerkt grote, complexe orders. Snelheid, soepelheid en stabiliteit zijn geen wensen, ze zijn de voorwaarde. Slimme keuzes in synchronisaties en systeemprocessen maken dat dit platform de commerciële ambitie van Douma kan dragen.

Deze zaken aandachtig behandelen, maakt het mogelijk om gericht en zonder obstakels te kunnen verdergroeien.

Groei

groei als resultaat van echte keuzes

Goede keuzes maken meer mogelijk dan de opdracht zelf.Douma Staal heeft een tweede business unit: Fisher Edelstaal. De techniek moest van begin af aan schaalbaar zijn, zodat die entiteit straks van dezelfde basis profiteert. Dat stelde eisen aan hoe we bouwden. Niet voor nu. Voor wat eraan komt.

Tegelijk was er de vraag wat het platform uitstraalt. Grote orders, vaste klanten, een sterk merk. Een droog bestelportaal past daar niet bij. Met Mingle maakten we het mogelijk dat het portaal het merkverhaal van Douma draagt. Voor de inkoper die er dagelijks mee werkt, én voor wie Douma nog niet kent.

Zo ging Douma van een bestelportaal naar een complete e-commerce-ervaring die de business versterkt.

aanjagers voor duurzame Groei

Schaalbare techniek voor Fisher Edelstaal

Het platform is gebouwd voor meer dan één entiteit. Fisher Edelstaal profiteert straks van dezelfde technische basis, zonder dat er opnieuw van nul begonnen wordt.

Merkbeleving via Mingle

Het portaal is niet alleen functioneel. Met Mingle draagt het het merkverhaal van Douma. Een herkenbare beleving voor bestaande klanten, een eerste indruk voor nieuwe.Het portaal is niet alleen functioneel. Met Mingle draagt het het merkverhaal van Douma. Een herkenbare beleving voor bestaande klanten, een eerste indruk voor nieuwe.

Performance als commerciële voorwaarde

Grote orders vragen een platform dat nooit twijfelt. Slimme synchronisaties en systeemkeuzes zorgen dat het platform presteert onder druk, en Douma commercieel versterkt.

NVision als fundament onder de orderflow

De koppeling met Microsoft Business Central vroeg een partner met diepe BC-kennis. NVision zorgde dat de logica vanuit het ERP klopte volgens onze standaarden. De orderflow van eerste klik tot verwerkte order loopt soepel, omdat het fundament klopt.

Het effect

hernieuwde groei. verbinding als echte versneller.

Het belangrijkste resultaat is zekerheid. De overtuiging dat het platform doet wat het moet doen, dat de inkoper vindt wat hij nodig heeft, en dat de back-office verwerkt zonder te haperen. Wat dat oplevert is geen toeval. Het is het directe gevolg van keuzes die vroeg gemaakt werden.

‍Zonder vertaalslag naar de praktijk, zonder uitvoering van visie, is resultaat nog niet vanzelf sprekend. Als alles klopt, dan zijn de resultaten onvoorstelbaar.

‍Verwerkingstijd radicaal omlaag
‍De back-office besteedt meer tijd aan klantcontact, minder aan orderverwerking. Niet omdat er harder gewerkt wordt, maar omdat het systeem het werk overneemt dat het systeem moet doen.

‍Gebruikers bereiden hun eigen orders voor
‍Wat eerst een proces van bellen, voorstellen, feedback en aanpassen was, doet de inkoper nu zelf. Het platform geeft hem de grip die hij nodig heeft om zelf de juiste keuze te maken.

‍Minder fouten, meer overzicht
‍Fouten zijn niet verdwenen omdat er beter opgelet wordt. Ze zijn verdwenen omdat het systeem gedwongen duidelijkheid afdwingt. Elke klant een eigen setup is logisch noch schaalbaar. Categorieën en stroomlijning maken dat alles overzichtelijker wordt.

‍Performance die past bij de ambitie
‍Laadtijden onder de 200ms zijn de standaard. Een platform dat grote orders verwerkt, mag niet twijfelen. Dat doet het ook niet.

‍Van bestelportaal naar e-commerce
‍Douma heeft geen bestelportaal meer. Het heeft een e-commerce-ervaring die de relatie met de klant versterkt, en de organisatie erachter ontlast.